La Secretaría de Planificación Sectorial e Institucional nace en el año 2006 mediante el Decreto Ejecutivo N° 33242 publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 148, del jueves 3 de agosto del 2006, bajo la denominación de Oficina de Planificación Institucional. En el artículo 1° de dicho decreto se establece que la Oficina de Planificación Institucional dependerá del Ministro o Ministra de Justicia y se incorporará al programa presupuestario de la Actividad Central y tendrá por ámbito de acción el Ministerio de Justicia con excepción del Registro Nacional y la Procuraduría General de la República.
A mediados del año 2012, la unidad de Planificación Institucional tramito una propuesta de reestructuración la cual fue aprobada por medio del Oficio DM-032-13 del despacho del Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, con fecha 15 de enero del 2013. A partir de dicha aprobación, la Unidad de Planificación Institucional se constituye en la actual Secretaria de Planificación Sectorial e Institucional, con dos unidades organizacionales, sea la Unidad de Planificación Sectorial y la Unidad de Planificación Institucional.
La Unidad de Planificación Sectorial se creó con el objetivo de asesorar, coordinar y planificar el proceso sectorial, dependiente de cada Ministro rector, con el propósito de cumplir con la normativa vigente, contando para esto con tres procesos, sean programación, seguimiento y evaluación. En esta unidad se agrupan todas las jefaturas responsables del proceso de panificación en las instituciones que conforman el sector de seguridad ciudadana y Justicia. En cuanto a la Unidad de Planificación Institucional, esta viene a desarrollar las diferentes funciones establecidas en el ámbito institucional, considerando los procesos de Gestión del Planeamiento Estratégico, gestión de proyectos especiales, gestión y calidad institucional, gestión de planes y presupuesto y gestión de seguimiento y evaluación, agrupando en estos al resto del personal con que ya contaba la anterior unidad de Planificación Institucional.
Asumir las funciones de la Secretaría Sectorial.
Asesorar y apoyar la gestión de la Rectoría Sectorial.
Coordinar los procesos de formulación, seguimiento y evaluación con los Enlaces Institucionales, de las instancias que conforman el Sector.
Colaborar en la elaboración del Plan Sectorial de Gobierno para su correspondiente sector con fundamento en el Plan Nacional de Desarrollo y velar por la ejecución de las políticas sectoriales dictadas por el Ministro Rector.
Coordinar el proceso de planificación, comunicación, seguimiento y evaluación de las políticas sectoriales.
Diseñar y mantener un sistema de información del sector, incluida aquella sobre cooperación técnica, inversiones y financiamiento externo, con datos oportunos, relevantes y actualizados, que sirvan para asesorar al Ministro Rector en la toma de decisiones sectoriales.
-Bajo la dirección del Ministro Rector y en conjunto con los Consejos Sectoriales, dar seguimiento a las políticas sectoriales, fundamentalmente para evitar la duplicidad de funciones y procurar el uso eficiente de los recursos
Rendir informes semestrales y anuales ante el Ministro Rector y el Ministro de Planificación Nacional y Política Económica sobre la evolución del sector en el marco de la evaluación del Plan Nacional de Desarrollo, que sirvan para evidenciar el impacto de las estrategias y las políticas que han sido implementadas en el sector.
Proponer mecanismos para integrar de forma participativa, las opiniones de distintos grupos de interés de la sociedad en asuntos de importancia y vinculación sectorial.
Atender los lineamientos técnicos y normas de asesoría, información y coordinación emitidos por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
Establecer mecanismos de coordinación intersectorial, para el cumplimiento de metas comunes.
Formular, actualizar, evaluar y dar seguimiento al Programa Sectorial de Inversión Pública, al Programa Nacional de Inversión Pública y a los proyectos incluidos en el Banco de Proyectos de Inversión Pública que correspondan al sector.
Facilitar los procesos administrativos para que las Rectorías otorguen el aval y dictamen técnico a los proyectos de inversión pública, conforme con las metodologías y normas establecidas por el Sistema Nacional de Inversión Pública.
Contar con un inventario sectorial actualizado de los proyectos de inversión pública, en coordinación con las unidades de Planificación y la Unidad de Inversión Pública de MIDEPLAN.
Fomentar el adecuado proceso de programación y presupuestación de la inversión pública sectorial.
-Promover la formación de capital humano sectorial en la formulación y evaluación de proyectos.
Asesorar y apoyar al Ministro Rector, Ministra y a los o las Jerarcas institucionales en la toma de decisiones sobre los procesos de inversión pública.
Además, de las funciones que los Ministros Rectores asignen.
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Gestión de Planeamiento Estratégico.
-Coordinar el proceso de elaboración y actualización de la planificación estratégica institucional. -Participar en el proceso de definición de políticas institucionales, en coordinación con las instancias responsables. -Analizar variables cuantitativas y cualitativas con visión de futuro para ajustar a la realidad presente, construyendo y proponiendo estrategias de acción tendientes a alcanzar el futuro deseable. -Elaborar estudios especiales de manera que se aporte información para el proceso de planificación institucional, así coomo estudios integrales sobre factores socioeconómicos, políticos y culturales que inciden en la calidad de los resultados de la institución. -Establecer recomendaciones para la identificación de los objetivos, metas y estrategias de mediano y largo plazo en el ámbito institucional. -Identificar sistemáticamente las variables internas y externas que pueden afectar la gestión, tanto en sus aspectos positivos como negativos relacionados con la misión institucional. -Desarrollar procesos de análisis y de construcción de información para mejorar la información institucional en la toma de decisiones y como parte de las acciones estratégicas. |
Gestión de Planes y Presupuesto.
-Coordinar la elaboración de los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, en coordinación con la normativa vigente en vinculación con los recursos financieros. -Analizar la estructura programática presupuestaria de la institución, con el fin de promover acciones de mejora continua en la gestión, elaborando las propuestas y recomendaciones en este nivel conjuntamente con las instancias ejecutoras. -Coadyuvar en la elaboración de propuestas técnicas, diseño, ejecución en el proceso del presupuesto de las distintas Unidades Administrativas, con el objetivo de lograr que los planes, programas y proyectos se articulen con los presupuestos institucionales. -Fortalecer el proceso de programación y presupuesto de inversión a nivel institucional. -Elaborar el anteproyecto de inversión pública, de acuerdo con las directrices del Sistema Nacional de Inversión Pública. -Desarrollar, implementar y actualizar las metodologías e instrumentos requeridos para orientar el proceso programático y presupuestario. -Elaborar y analizar información con enfoque institucional, mediante la elaboración de informes y evaluaciones, con el fin de brindar insumos a los Jerarcas para la toma de decisiones sobre la temática que se debe desarrollar. |
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Gestión y Calidad Institucional.
-Coadyuvar en la gestión integral, calidad y la mejora continua de los servicios que la institución ofrece a la ciudadanía. -Generar y mantener actualizados la base de datos sobre la estructura, procesos y manuales institucionales. -Propiciar una cultura de autoevaluación como instrumento para el desarrollo de la organización, focalizada hacia el logro de resultados y la satisfacción de las expectativas y necesidades de la ciudadanía. -Proponer la adopción de instrumentos que incentiven la mejora de la calidad en la gestión de la institución. -Examinar el desempeño organizacional para mejorar los resultados institucionales. -Revisar, analizar y recomendar la simplificación de los procesos, subprocesos, etapas o trámites de carácter superfluo y agilizar aquellos de carácter imprescindible para obtener reducción en los tiempos de respuesta en la gestión institucional, dirigidos a usuarios internos como externos. -Promover el desarrollo de la estructura organizativa institucional, de acuerdo con los sistemas, métodos, procesos y técnicas modernas. |
Gestión de Proyectos Especiales.
-Diseñar planes, programas y proyectos, en el ámbito institucional. -Desarrollar y proponer diversas propuestas para el nivel superior de la institución con el propósito de mejorar la gestión institucional. -Establecer alianzas estratégicas con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para el apoyo de proyectos orientados a las temáticas a desarrollar como parte de las competencias de la institución. -Establecer los métodos, mecanismos, instrumentos necesarios para mejorar el desarrollo de programas y proyectos, que permitan mejorar la gestión institucional. -Participar en el diseño de políticas y planes de acción en coordinación con instituciones de gobierno y otras entidades. -Analizar las variables cuantitativas y cualitativas, que permitan estudiar la factibilidad y viabilidad de los proyectos. -Analizar procesos aplicados en el ámbito institucional sobre la temática de los programas y proyectos. |
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Gestión de Seguimiento y Evaluación.
-Establecer lineamientos y procedimientos técnicos para orientar el proceso de seguimiento y evaluación del accionar institucional. -Desarrollar, implementar y actualizar las metodologías e instrumentos requeridos para promover el seguimiento y la evaluación de la gestión institucional como parte de la rendición de cuentas, en el ámbito institucional. -Proveer colaboración técnica en los diferentes análisis que se realizan como parte del proceso de seguimiento y evaluación en la gestión institucional. -Informar las debilidades, avances críticos, deficiencias detectadas en los procesos de seguimiento y ejecución de los planes, programas y proyectos. -Preparar los informes periódicos sobre el seguimiento y evaluación de los planes, programas y proyectos, de acuerdo con los lineamientos técnicos y metodológicos establecidos, como parte de la rendición de cuentas, dirigidos a las instancias superiores internas, así como instancias externas como Asamblea Legislativa, MIDEPLAN, Ministerio de Hacienda, Dirección General de Presupuesto Nacional, Contraloría General de la República, Presidencia de la República. -Realizar, en conjunto con las unidades ejecutoras institucionales de proyectos la evaluación de los proyectos de inversión pública, conforme a las metodologías y normas establecidas por el Sistema Nacional de Inversión Pública. -Dirigir el proceso de seguimiento y evaluación de la gestión institucional. |