Es la dependencia encargada de velar por el adecuado tratamiento de la documentación a nivel institucional; asimismo se encarga de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental sustantivo del Ministerio. Además, se encarga de transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos declarados con valor científico cultural que se encuentren en su custodia, según los plazos establecidos.
La labor del Archivo Central es importante para la adecuada marcha de la institución, pues se encarga de coadyuvar para una correcta gestión documental, mediante la coordinación y supervisión de las funciones archivísticas (establecidas por la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos, y su Reglamento) en los archivos de gestión, en las diversas fases del ciclo de vida de los documentos producidos por el Ministerio. Lo anterior en virtud del art. 143 del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
Velar por el tratamiento documental en la institución según los principios técnicos y normativos. Además dar tratamiento documental a aquellos documentos de interés institucional e histórico.
Realizar los cambios tecnológicos, administrativos, normativos y de clima organizacional necesarios para lograr una gestión documental de vanguardia.
Se ubica en Guadalupe: de la esquina este del Supermercado Más x Menos, 100 metros norte y 100 metros oeste, al final de la calle, donde se encuentran unos portones color azul (contiguo a entrada lateral del Estadio José Joaquín Colleya Fonseca).
Coordinar las transferencias de documentos tanto al Archivo Central, como al Archivo Nacional, según lo establecido en las tablas de plazos de documentos.
Difundir y velar por el cumplimiento de la normativa (leyes, reglamentos, y directrices) en materia archivística emitida por los órganos competentes, tal como la Dirección General del Archivo Nacional, Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, Junta Administrativa del Archivo Nacional, entre otros. Lo anterior, mediante visitas para asesorar a los encargados de archivos de gestión y jefaturas para el cumplimiento de dicha normativa.
Dar tratamiento adecuado a los documentos custodiados en el Archivo Central, mediante:
Dictar y supervisar políticas y procedimientos en materia de gestión documental, así como capacitar a los encargados de archivos de gestión para el cumplimiento de estos.
Asesorar en la búsqueda de soluciones para problemas referentes a la gestión documental, con la finalidad de optimizar el flujo documental y de información.
Llevar a cabo el proceso de valoración, selección y eliminación de documentos dentro del Ministerio: capacitando a los encargados de los archivos de gestión para la elaboración de tablas de plazos y/o solicitudes de valoración parcial, así como la revisión de estas. Posteriormente, en conjunto con la jefatura respectiva, definir las vigencias administrativas y legales de las series documentales, y recomendar su posible valor científico cultural.
Analizar las tablas de conservación y solicitudes de valoración parcial en el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos del Ministerio de Justicia y Paz, para posteriormente coordinar lo correspondiente para la aprobación y/o corrección ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación del Archivo Nacional.
En razón de la entrada en vigencia del Decreto 40554-C nuevo “Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos” (Ley No. 7202), se publican las siguientes actas de eliminación de documentos del Ministerio de Justicia y Paz.
| Número de acta de eliminación | Sub Fondo / Dependencia: |
|---|---|
| 01-2023 | DIGEPAZ |
| 02-2023 | CAI Vilma Curling |
| 03-2023 | Asesoría Jurídica |
| 04-2023 | Departamento Financiero |
| 05-2023 | CASI Cartago |
| 06-2023 | CASI Limón |
| 07-2023 | Casa Justicia Cartago |
| 08-2023 | Oficina desconcentrada de Recursos Humanos-Occidente |
| 09-2023 | Archivo Criminologico del INC |